La validesa de les factures emeses per correu electrònic

Actualment le sfactures emeses per correu electrònic s'han convertit en un sistema àmpliament utilitzat en lres relacions comercials. 

L'1 de gener d'aquest any va entrar en vigor el nou reglament de facturació en el que s'impulsa la facturació electrònica i se'n simplifica l'ús. En aquest sentit, es suprimeix el requisit de la signatura mitjançant certificat digital reconegut per l'Agència Tributària. però es manté l'exigència de garantir l'origen i el contingut, com en qualsevol factura impresa i enviada per correu postal.

Amb l'entrada en vigor d'aquesta norma i l'aplicació pràctica que se n'ha fet en els últims mesos, es normalitza així una costum generalitzat especialment pels treballadors autònoms i les petites i mitjanes empreses. Un costum i una pràctica que, en última instància, suposa un estalvi de temps, despeses d'impressió i enviament.

En tot cas, però, el contingut d'una factura emesa en paper té la garantia del segell i la signatura de l'empresa, per tant, és lògic que la factura emesa per correu electrònic compti amb garanties similars.

És per aquest motiu que els requisits que ha de complir l'enviament d'una factura en format electrònic són:

• Es necessita el consentiment del receptor o client de manera expressa per qualsevol mitjà, verbal o escrit.
• Cal acordar amb el client el format de la factura electrònica i quin ha de ser el mitjà telemàtic d'enviament (pdf, html, gif, jpg..)
• El sistema utilitzat per generar i emetre la factura ha de garantir l'autenticitat del seu origen i la veracitat del seu contingut.
• Es mantenen les obligacions de conservar-ne una còpia.

La factura electrònica, doncs, passa a tenir la mateixa validesa legal que una factura emesa en paper, sempre i quan es tinguin en compte els requisits descrits anteriorment.

Però, així mateix, cal aprofitar l'avinentesa per recordar que a la factura i a tot el conjunt de documentació propi de les confirmacions de comandes, encàrrecs i pressupostos, s'esdevé un bon lloc on fixa alguns continguts i clàusules tipus que, sens dubte, en cas de controvèrsia o impagament, poden suposar grans avantatges per l'emissor d'aquests documents a l'hora de defensar la seva posició.

En aquest sentit, clàusules en relació a la jurisdicció i competència aplicable, els efectes de l'impagament en relació als terminis que s'hagin pogut pactar o els terminis per oposar-se o presentar reclamació a la factura, són clàusules que de mutu propi podem incloure a un document sense alternar-ne el seu contingut essencial i que, a la vegada, ens poden ser de gran ajut en la defensa dels nostres drets.