Facturas emitidas por correo electrónico

Actualmente las facturas emitidas por correo electrónico se ha convertido en un sistema ampliamente utilizado en las relaciones comerciales. 

El 1 de enero de este  año entró en vigor el nuevo reglamento de facturación en el que se impulsa la facturación electrónica y se simplifica el uso. En este sentido, se suprime el requisito de la firma mediante certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria, pero se mantiene la exigencia de garantizar el origen y el contenido, como en cualquier factura impresa y enviada por correo postal.

Con la entrada en vigor de esta norma y la aplicación práctica que se ha hecho en los últimos meses, se normaliza así una costumbre generalizada especialmente por los trabajadores autónomos y las pequeñas y medianas empresas. Una costumbre y una práctica que, en última instancia, supone un ahorro de tiempo, gastos de impresión y envío.

En todo caso, el contenido de una factura emitida en papel tiene la garantía del sello y la firma de la empresa, por lo tanto, es lógico que la factura emitida por correo electrónico cuente con garantías similares.

Es por este motivo que los requisitos que debe cumplir el envío de una factura en formato electrónico son:

-       Se necesita el consentimiento del receptor o cliente de manera expresa por cualquier medio, verbal o escrito.

-       Hay que acordar con el cliente el formato de la factura electrónica y cuál debe ser el medio telemático de envío (pdf, html, gif, jpg...).

-       El sistema utilizado para generar y emitir la factura debe garantizar la autenticidad de su origen y la veracidad de su contenido.

-       Se mantienen las obligaciones de conservar una copia.

La factura electrónica, pues, pasa a tener la misma validez legal que una factura emitida en papel, siempre y cuando se tengan en cuenta los requisitos descritos anteriormente.

Pero, asimismo, hay que aprovechar la ocasión para recordar que en la factura y en todo el conjunto de documentación propio de las confirmaciones de pedidos, encargos y presupuestos, ocurre un buen lugar donde fijar algunos contenidos y cláusulas tipo que, sin duda, en caso de controversia o impago, pueden suponer grandes ventajas para el emisor de estos documentos a la hora de defender su posición.

En este sentido, cláusulas en relación a la jurisdicción y competencia aplicable, los efectos del impago con los plazos que se hayan podido pactar o los plazos para oponerse o presentar reclamación a la factura, son cláusulas que de mutuo propio podemos incluir a un documento sin alternar su contenido esencial y que, a la vez, pueden ser de gran ayuda en la defensa de nuestros derechos.