¿Los administradores de fincas y sus comunidades deben cumplir la protección de datos?

La actividad de las comunidades de vecinos conlleva el tratamiento de datos personales (habitualmente información de propietarios, trabajadores e imágenes de videovigilancia).

La mayoría de comunidades cuentan con los servicios de un Administrador de Fincas al que delegan diferentes funciones. El administrador acostumbra a ocuparse de la gestión administrativa, contable y fiscal, así como el cumplimiento de las leyes de protección de datos.

Algunas funciones del administrador de fincas incluyen el tratamiento de datos personales por cuenta de la comunidad, convirtiéndole en Encargado del tratamiento. Esta relación entre comunidad y administrador debe regularse mediante un contrato para el tratamiento de datos por cuenta de terceros.

NUEVAS OBLIGACIONES PARA COMUNIDADES DE VECINOS Y ADMINISTRADORES DE FINCAS

Actualmente existen dos normativas de obligado cumplimiento: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Las comunidades de propietarios y sus administradores de fincas deberán adaptarse a los nuevos requerimientos:

• Mantener un registro de actividades dónde se identifiquen todos los tratamientos de datos personales que se realizan. Este documento debe incluir los datos de contacto del responsable del tratamiento, la finalidad de los tratamientos, la tipología de datos, etc.
• Actualizar los contratos de encargado de tratamiento con proveedores, incluido el que regula la relación entre la comunidad y el administrador.
• Analizar los riesgos existentes en relación a la privacidad y aplicar medidas de seguridad adecuadas para garantizar la protección de la información personal.
• Mantener informados a los interesados (copropietarios y/o terceros) sobre los tratamientos de datos que se llevan a cabo con su información.
• Adaptar el uso de sistemas de videovigilancia u otras tecnologías de captación de imágenes a los principios de la normativa europea.

Más información sobre la adaptación de administradores y comunidades en el siguiente enlace.